外观

补齐材料 ​

导入发票后，给每个条目补上付款截图、实物图和查验单，并确认实付金额。本页从卡片上的按钮讲到材料要求的设置。

在卡片上补材料 ​

卡片右侧的按钮用于快速操作：

  • 「发票」：补充发票 PDF，例如先导入了 XML 的条目。
  • 「实付」：填写或修改实付金额。
  • 「付款」：添加付款截图，可一次选多张。已有多张时按钮上显示张数。
  • 「查验」：进入在线查验，步骤见下文。
  • 「实物」：添加一张或多张实物图。实物图默认是可选材料，方案要求实物图或条目已有实物图时，才显示这个按钮。
  • 「详情」：打开条目详情。没有「实物」按钮时显示为「打开详情」。

已经补上的材料，对应按钮显示为已完成状态。再次点击同一个按钮，可以继续添加同类文件。右键点击按钮，直接打开已有文件。

卡片上的材料按钮和状态徽标

右键点击卡片，条目菜单里也有这些操作，见快捷操作。把文件拖到卡片上同样可以添加材料，见导入发票。

在详情里集中整理 ​

适合一次处理一个条目的全部材料。点击卡片上的「详情」，或选中卡片后按 Enter。

  1. 在「报账材料」中找到对应分组。每个分组标明「必需」或「可选」，以及已上传的数量。
  2. 点击分组右侧的「＋ 添加」添加文件。查验单分组是「＋ 上传」，旁边还有「在线查验」。
  3. 在文件那一行，可以「打开」文件、用「位置」在文件夹中定位、「替换」或「删除」，也可以在「附件备注」里写说明。
  4. 在「需要手动确认」里填写「实付金额」「实际物资名称」和「条目备注」。修改后自动保存。
  5. 把文件拖到「报账材料」区域，或打开详情后直接粘贴，材料会加入当前条目。

「实际物资名称」用于发票品名与实际采购物资不同的情况，卡片上优先显示它。

条目详情

付款截图与实付金额 ​

点击「付款」选择截图文件。实付金额按以下方式处理：

  • 实付金额默认等于发票金额。这由方案里的「实付初值取发票总额」控制，默认开启；发票金额读不出时，实付留空。
  • 实际发生分笔付款、部分付款或金额调整时，点「实付」改成真实金额。实付与发票金额不同的条目，卡片上显示「已修改」，也会进入「已修改」视图。

付款截图的金额识别是实验性功能，默认关闭，添加截图后需要自己核对实付金额。要开启，进入「设置 → 报账方案 → 管理」，把「付款截图金额识别（实验性）」改为「本地识别」。它使用系统自带的文字识别，效果有限，结果仅供参考。开启后，添加截图时 Tidoc 读取截图里的付款金额：

  • 单张截图的金额与发票金额一致时，直接写入实付金额。
  • 添加多张截图，或截图金额与发票金额不一致时，弹出「实付金额」窗口，显示识别到的各笔金额和合计。选择「按截图」填入、「手动填写」，或保持当前金额。

在线查验并归档查验单 ​

在线查验会打开国家税务总局的发票查验平台，需要联网。

  1. 点击卡片上的「查验」，打开「在线查验」窗口。
  2. 核对「发票号码」「开票日期」和「价税合计」。开票日期的格式是 YYYYMMDD。
  3. 点击「打开查验官网」，Tidoc 打开查验平台并预填这些信息。
  4. 在官网填写验证码并点击「查验」。
  5. 查验成功后点击官网的「打印」，在系统打印窗口选择横向，另存为 PDF。
  6. 把 PDF 保存到「下载」「桌面」「文档」，或设置里指定的额外归档目录。
  7. 等待约 1–2 秒，窗口显示「查验单已保存」，查验单已归入当前条目。

提示

第一次查验生成的查验单通常包含更完整的查验信息，建议优先保存。

已经有查验单时，可以在「在线查验」窗口点「上传已有 PDF」，或在卡片右键菜单里选「上传已有查验单」，也可以直接把 PDF 拖到卡片上。

常用的保存位置不在这几个文件夹里时，可以在「设置 → 查验单」里添加一个额外归档目录，见设置与数据。

设置哪些材料计入齐备 ​

材料齐备取决于方案的「材料要求」。可以调整付款截图、实物图、查验单和实付金额是否必需：

  1. 点击右上角的「设置」，在「报账方案」一行点「管理」。
  2. 在「材料要求」里，把「付款截图」「实物图」「查验单」「实付金额」分别设为「必需」或「可选」。发票始终必需，PDF 或 XML 均可。
  3. 点击「保存更改」。

方案自带的其他材料，例如合同或审批单，在「材料要求」里只读列出，名称、格式和份数要求在详情的材料分组和缺项提示里显示。

保存后，已有条目仍按创建时的规则处理。方案的其他设置和让旧条目采用新规则的方法，见报账方案。

常见问题 ​

付款截图没有自动绑定到条目怎么办 ​

开启金额识别后，拖入或粘贴的付款截图按金额匹配条目。匹配失败的常见原因有：截图金额没有读出、多个条目的金额相同、截图里出现多个付款数字。点击对应卡片的「付款」添加截图，或在弹出的「绑定材料」窗口里手动选择条目。

查验单没有自动归档怎么办 ​

依次检查：

  1. 查验单是否通过官网的「打印」另存为 PDF。
  2. PDF 是否保存在「下载」「桌面」「文档」或设置里的额外归档目录。
  3. PDF 里是否包含可读取的发票号码。
  4. 当前条目是否仍在等待本次查验，即「在线查验」窗口还开着。

仍然没有归档时，在卡片或详情里手动上传查验单。